As empresas produzem uma grande quantidade de documentos diariamente, que precisam ser armazenados para cumprir prazos legais e evitar problemas. No entanto, arquivar por mais tempo do que o necessário pode gerar ilegalidades e multas, especialmente quando envolve dados pessoais.
Para evitar esses riscos, uma ferramenta importante é a Tabela de Temporalidade, que identifica cada documento, define o prazo de guarda e a destinação final. Ela ajuda a liberar espaço, automatizar os procedimentos de arquivo e evitar perdas e extravios.
A Tabela de Temporalidade é composta por elementos essenciais, como o código de identificação da informação, o assunto, a descrição da finalidade, os prazos de guarda e a destinação final.
O código de identificação da informação é um número ou código que identifica de forma única cada documento. O assunto é uma descrição breve do conteúdo do documento. A descrição da finalidade é uma explicação do motivo pelo qual o documento foi criado ou recebido. Os prazos de guarda são os períodos de tempo durante os quais o documento deve ser armazenado. A destinação final é o destino do documento após o prazo de guarda, que pode ser eliminação, arquivo permanente ou outro uso.
A Tabela de Temporalidade é dividida em duas partes principais:
- Arquivo corrente: Documentos que são usados com frequência e precisam ser facilmente acessíveis.
- Arquivo intermediário: Documentos que não são usados com frequência, mas ainda precisam ser armazenados para cumprir prazos legais.
A tabela indica quando o documento ficará arquivado no próprio setor e quando será transferido para um arquivo intermediário. Uma vez cumprido o prazo de guarda, o documento pode ser eliminado ou mantido em arquivo permanente.
A gestão documental por meio da Tabela de Temporalidade é recomendada para empresas de todos os portes, incluindo startups e empresas tradicionais. Ela é especialmente importante para empresas que tratam dados pessoais, pois permite o tratamento por tempo limitado, conforme o princípio da necessidade.
Alguns exemplos de prazos de guarda:
- Documentos fiscais: 5 anos
- Documentos trabalhistas: 30 anos
- Documentos contábeis: 10 anos
- Documentos médicos: 20 anos
- Documentos pessoais: 5 anos
Como elaborar uma Tabela de Temporalidade?
Para elaborar uma Tabela de Temporalidade, é importante seguir os seguintes passos:
- Classificar os documentos: Os documentos devem ser classificados de acordo com seu tipo, assunto e finalidade.
- Definir os prazos de guarda: Os prazos de guarda devem ser definidos com base na legislação aplicável e nas necessidades da empresa.
- Registrar os prazos de guarda: Os prazos de guarda devem ser registrados na Tabela de Temporalidade.
A organização é importante para facilitar o acesso aos documentos, o que pode economizar tempo e recursos. A eficiência é importante para reduzir os custos de armazenamento e de gestão documental. A conformidade com a legislação é importante para evitar multas e penalidades.
Conclusão:
A Tabela de Temporalidade é uma ferramenta essencial para as empresas que desejam gerenciar seus documentos de forma eficiente e segura. Ela ajuda a garantir que os documentos sejam armazenados pelo tempo necessário, evitando problemas legais e custos desnecessários.
