O Brasil não é para amadores, eis o jargão popular.

Todos os empreendedores, seja na criação de um produto ou oferecimento de um serviço tem problemas o suficiente para se preocupar. Lucro e prejuízo, satisfação dos clientes, viabilidade econômica do negócio a longo prazo, expansão, digitalização, diversificação, isso sem mencionar as barreiras tributárias e regulatórias que dificultam ainda mais uma tarefa que já não é fácil. Não tomar o devido cuidado com as obrigações trabalhistas da sua empresa não parece um problema muito grande, até que isso se transforme em um passivo trabalhista. Mas, o que é um passivo trabalhista, afinal? De forma bem simples, o passivo trabalhista é a soma de todas as dívidas que um empregador tem com seus empregados. Essas dívidas que compõem o passivo trabalhista são causadas pelo descumprimento das obrigações trabalhistas previstas em lei.

E então? O que fazer? A resposta parece simples: cumprir com a legislação trabalhista.

Sei que isso é uma tarefa um tanto quanto doída. Contudo, dependendo do seu modelo de negócios, não há escapatória. As verbas trabalhistas são devidas. A diferença é se o empregador vai pagá-las no momento certo, ou após uma condenação trabalhista, acrescida de multa, correção monetária e honorários de advogado.

Mas alguns passos poderão ser importantes para reduzir um pouco a exposição, vamos lá?

Registre seus empregados: A “pejotização”, ou até mesmo a contratação de empregados enquanto pessoas físicas por meio de um contrato de prestação de serviços é um fenômeno cada vez mais comum.

Entendo. Contratar um empregado pela CLT é caro e demorado. Mas, se o empregado PJ ou pessoa física não registrado cumprir os requisitos que caracterizam o vínculo empregatício, a Justiça do Trabalho poderá determinar que todas as verbas trabalhistas sejam pagas de forma retroativa, com juros e multa. A melhor forma de evitar complicações futuras decorrentes de processos trabalhistas é com o registro de seus empregados, e o pagamento de todas as verbas trabalhistas.

Cartão de ponto, ou controle, sempre: É muito comum que, em processos trabalhistas, o empregado alegue que, regularmente, trabalhava além do horário normal de expediente, e/ou que não tinha o horário completo de intervalo intrajornada. Se o empregador não possuir os meios de comprovar que o empregado não fazia horas extras como alega, ou que, se fazia, que estas foram pagas, pode ser condenado ao pagamento de horas extras acrescidas de até 80% do valor normal da hora. Portanto, um controle de ponto eficiente, claro e auditável é uma ferramenta fundamental para evitar passivos trabalhistas.

Além disso, o controle de ponto pode até mesmo ser um desincentivo aos processos trabalhistas.

Guarde bem os documentos: Holerites, contratos de trabalho, comprovantes de pagamento e de depósito. Todos esses documentos devem ser mantidos em um lugar seguro e de forma organizada, para que você seja capaz de prestar contas de toda a sua relação com seus empregados.

Se organize para dar férias: Todo empregado adquire, após 12 meses de trabalho, 30 dias de férias remuneradas. As férias podem ser fracionadas em três períodos, um de não menos de 14 dias e dois de não menos de cinco dias. As férias não podem se iniciar dois dias antes de feriado ou repouso semanal, e o empregador pode formular a escala de férias de seus empregados, desde que os comunique com, ao menos, 30 dias de antecedência, por escrito, mediante recibo. A Reforma Trabalhista de 2017 flexibilizou a norma referente às férias, permitindo o fracionamento. Com isso, ficou mais simples para o empregador formular a escala de férias de seus empregados, sem prejuízo do negócio.

Cuidado com a rescisão! Outra fonte de passivo trabalhista muito comum é o procedimento indevido na rescisão de contrato de trabalho, deixando valores não pagos pelo caminho, que poderão ser cobrados de você depois. Ao demitir um empregado, a empresa terá de lhe pagar diversas verbas rescisórias. No Brasil, demitir um empregado é tão custoso quanto, se não for mais, do que mantê-lo. Mas não há escapatória.

Boas práticas te protegem de problemas futuros: Nem tudo são más notícias. A Reforma Trabalhista de 2017 flexibilizou alguns pontos da relação de trabalho, e tornou mais difícil para que empregados possam entrar com reclamatórias trabalhistas infundadas.